Posta elettronica certificata (PEC): cos’è, come funziona, quanto costa e soprattutto, quali sono le migliori

Sicuramente ti sarà capitato di leggere o sentire parlare della Posta Elettronica Certificata (PEC): si tratta di un sistema che permette l’invio di email con valore legale equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, e al giorno d’oggi è accettata da praticamente tutti gli enti pubblici.

L’invio di una mail di posta certificata permette di accorciare i tempi per la comunicazione, e allo stesso tempo protegge il mittente del messaggio: grazie alla sua sicurezza intrinseca, il contenuto della missiva verrà sempre recapitato inalterato.  Nonostante venga usata massicciamente per le comunicazioni che intercorrono tra cittadini e pubbliche amministrazioni, viene anche utilizzata in altri ambiti, come ad esempio le comunicazioni tra persone, imprese e professionisti.

Cos’è la PEC e quanto costa  

Si tratta della forma 2.0, o moderna, della raccomandata con ricevuta di ritorno: un sistema di trasmissione regolamento e riconosciuto dalla normativa vigente che permette di inviare documenti e messaggi di posta con valore legale. Il suo scopo è quello di rendere più immediati, agili e green le comunicazioni tra i diretti interessati: persone, aziende, amministrazioni, professionisti.

Proprio come una mail normale, una email PEC è composto da un indirizzo mittente, ovvero quello della casella PEC, da un destinatario, dall’oggetto e dal corpo della posta PEC. Da fuori, ad un primo sguardo, nessuno potrebbe distinguere un normale messaggio email da uno di posta certificata, ma la differenza tra i due servizi è profonda.

Innanzitutto, per far sì che una comunicazione PEC vada a buon fine, è necessario che il mittente e il destinatario siano entrambi provvisti di un indirizzo di posta elettronica certificata. Questo indirizzo deve essere iscritto ad uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico dell’Agenzia per l’Italia Digitale: se non sai dove fare una PEC, nei paragrafi successivo troverai una panoramica dei migliori servizi disponibili.

Il messaggio del mittente viene preso in carico dal gestore del servizio, che certifica l’invio della comunicazione inserendo corpo, intestazione e allegati della mail in una busta di trasporto. Questa busta di trasporto viene poi recapitata al destinatario: se l’operazione va a buon fine, il gestore genera una ricevuta che viene inviata al mittente, con cui si certifica che il messaggio è stato inviato correttamente, inalterato. Nel caso in cui il messaggio non venga recapitato correttamente, il mittente verrà notificato della mancata consegna.

Le ricevute sono conservate dal gestore per un periodo di 30 mesi, pertanto anche se dovessero essere smarrite dal mittente, queste possono essere richieste al gestore.

Quando si usa la PEC

Forse non sai quali sono i casi in cui è necessario avere un indirizzo di posta elettronica certificata, per cui sei indeciso se aprire un indirizzo PEC oppure no. Sappi che avrai bisogno della posta PEC per:

• scambiare documenti commerciali tra aziende;
• convocare consigli, giunte, assemblee;
• inviare documenti a Enti e Pubbliche Amministrazioni;
• trasmettere documenti relativi a gare d’appalto;
• inviare comunicazioni ufficiali all’interno di reti di aziende;
• inviare stipendi ai dipendenti;
• effettuare comunicazioni INPS PEC;
• tutti quei contesti in cui è obbligatorio una ricevuto di invio e di consegna.

Negli ultimi mesi si sta discutendo molto su di un cambiamento importante: una iniziativa potrebbe portare, in futuro, al pagamento delle multe stradali tramite PEC.

La PEC è personale?

Sì, l’uso della posta elettronica certificata è personale e riservato: non è infatti consentito cedere la propria utenza a terzi o accedere ad un’utenza per conto terzi. Ecco perché non potremo neanche mandare comunicazioni che non siano a nostro nome.

La PEC è obbligatoria?

Esistono alcune categorie che devono necessariamente registrare una casella PEC:

• tutte le Società;
• le Pubbliche Amministrazioni;
• i professionisti iscritti all’albo;
• i possessori di Partita IVA e le Ditte Individuali che, all’atto dell’iscrizione nel Registro Imprese, hanno l’obbligo di dichiarare il proprio indirizzo PEC.

Cosa si intende per indirizzo PEC? Si tratta dell’indirizzo di posta elettronica certificata che si è provveduto a registrare su uno dei tanti provider certificati.

La PEC ha valore legale?

Sì,  la posta certificata ha valore legale. Grazie ad essa si può attestare l’invio e la consegna di un messaggio di posta elettronica, con riferimenti temporali ben definiti e la garanzia che il messaggio inviato sia rimasto inalterato. Inoltre, il sistema fornisce ricevute opponibili ai terzi, grazie all’ora e alla data di trasmissione contenuti nella busta di trasporto, il contenitore che il gestore della PEC utilizza per inviare il messaggio dal mittente al destinatario.

I migliori servizi di PEC  

Se stai cercando qual è la PEC più conveniente aziende o PEC per privati, qui di seguito forniremo una panoramica dei provider più utilizzati

Aruba PEC

Uno dei servizi più diffusi ed apprezzati di Aruba.it, portale web famoso per il suo servizio di hosting per siti. I piani che offre per l’acquisto di un indirizzo di posta certificata sono:

• Aruba PEC Standard: incluso nel pacchetto base c’è 1 GB di spazio di archiviazione, funzione antivirus e antispam attiva, utilizzo dell’applicazione Aruba PEC Mobile per la gestione delle caselle da smartphone e tablet. L’offerta promozionale prevede un costo di 5€ all’anno + IVA, mentre il rinnovo parte da 7,90€ all’anno + IVA.
• Aruba PEC Pro: inclusi ci sono 2 GB di spazio e 3 GB di archivio, notifica SMS alla ricezione di una mail, antivirus e antispam, utilizzo dell’app Aruba PEC Mobile. Costa 25€ all’anno.
• Aruba PEC Premium: 2 GB di spazio, 8 GB di archivio, notifica SMS, antivirus e antispam. Il costo è di 40€ + IVA all’anno.

I clienti Aruba possono usufruire di un contatto privilegiato con l’assistenza attraverso il portale web. Se però volete richiedere assistenza telefonica, il numero verde Aruba PEC è il +39 0575 0505.

Legalmail  PEC /  Infocert PEC 

Un altro servizio molto interessante che strizza l’occhio alle aziende, consentendo la possibilità di avere una PEC con versione di prova gratuita per 6 mesi: una volta terminato il periodo di prova si potrà scegliere che tipo di casella Legalmail si desidera avere.

I piani disponibili sono:

• Bronze: 2 GB inbox e 3 GB archivio, backup, notifica SMS e app per dispositivi mobili al costo di 25€ + IVA all’anno;
• Silver: 2 GB inbox e 6 GB archivio, backup, notifica SMS, app per dispositivi mobili e servizio fatture BtoB gratuito, con cui identificare e visualizzare le fatture elettroniche ricevute, il tutto al costo di 39€ + IVA all’anno;
• Gold: tutto quello che è già compreso con il piano Silver, ma abbiamo 13GB di archivio a disposizione, al costo di 75€ + IVA all’anno.

Per commercialisti e studi professionali inoltre c’è Legalmail HUB, che include 50 caselle gestibili da un pannello di controllo che permette di monitorare, attivare e gestire gli indirizzi di posta elettronica. Il servizio ha un canone di 12 mesi al costo di 119€ + IVA.

MailPec

Anche Libero, famoso provider di posta elettronica e portale web, offre un suo servizio di caselle PEC:

• Family PEC: con un 1GB di spazio incluso, destinato a clienti privati, al costo di 14,99€ all’anno;
• PEC Unlimited: offerta riservata ad aziende, liberi professionisti e privati che include spazio illimitato e un canone di 30€ all’anno.

Il servizio di gestione via app mobile è incluso, così come la ricezione delle fatture elettroniche. Inoltre, attivando una casella di posta MailPEC

PEC Poste Italiane / PosteCert

Anche Poste Italiane ha un proprio servizio di posta elettronica certificata

• PEC Base Privati: 100 Mb di spazio, possibilità di spazio aggiuntivo, 1 casella per una durata da 1 a 3 anni, 200 invii giornalieri, dominio @postecert.it a partire da 5,50€ + IVA all’anno;
• PEC Base Business: 1 GB di spazio, 200 invii al giorno, dominio @postecert.it o @pcert.postecert.it, attivazione minima di 5 caselle di posta;
• PEC Avanzata Business: 1 GB di spazio per ognuna delle 5 caselle di posta elettronica, 200 invii al giorni, archivio di tutti gli avvisi e le ricevute.

I prezzi degli abbonamenti PEC Base Business e PEC Avanzata Business non sono indicati sul sito di Poste Italiane. Pertanto, le aziende interessate a conoscere il costo devono contattare la direzione commerciale, in modo da poter entrare in contatto con un referente.

PEC con versione di prova gratuita  

In molti si chiedono come ottenere una PEC gratis, magari perché hanno la necessità di utilizzarla soltanto una volta. Fino a Marzo 2015, il servizio PEC era concesso gratuitamente a tutti i cittadini che ne facevano richiesta, per incentivare l’utilizzo del servizio e accelerare i tempi necessari per lo svolgimento delle pratiche. Il Governo stesso consentiva una casella di posta certificata con suffisso @postacertificata.gov.it, ma non era esente da difetti: il limite più grande era infatti l’impossibilità di colloquiare con enti, aziende e persone che non fossero quelle della pubblica amministrazione.

Da allora, è possibile ottenere una casella PEC acquistandola presso uno dei provider certificati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID).  Esistono alcuni servizi, nominati nel paragrafo precedente, che offrono un servizio di prova gratuita, ma sono legati comunque all’acquisto di un abbonamento, che costa in media circa 5€ per una prima attivazione.